Herramientas que utilizamos en SDA para seguir trabajando en tiempos de coronavirus

5 mayo 2020

La crisis sanitaria provocada por el COVID-19 ha generado que se imponga el teletrabajo, ¿se puede dar servicio de forma remota?

Teletrabajar, quien puede, se ha convertido en la nueva norma. El coronavirus tiene al mundo parado y no queda otro remedio que ir haciendo, lo que sea posible, desde nuestras casas.

El lado positivo es que toda esta crisis surge en un momento histórico en el que la tecnología es uno de los pilares fundamentales que sujeta el mundo, por lo que tenemos herramientas más que de sobra para, si nuestros hijos correteando nos lo permiten, lograr llevar a cabo la tarea con éxito.

 

¿Qué recursos utilizamos nosotros?

En SDA utilizamos diferentes herramientas en función del objetivo y, en ocasiones, las personas con las que las vayamos a usar. ¿Quieres conocerlas? En este post, te las explicamos.

 

Comunicación

La comunicación es esencial en cualquier proyecto, pero ahora, más que nunca. Utilizamos varias herramientas de comunicación en función del propósito, el tipo de conversación y las personas con las que nos queramos comunicar.

A nivel interno de SDA y para mensajes más breves, utilizamos Slack. Es un chat que se puede instalar en el escritorio del ordenador y también en el móvil, o bien acceder a él a través de la web.

Slack es un servicio muy útil cuando necesitas algo de manera más instantánea y se podría decir que ha superado al correo electrónico como nuestro método de comunicación primordial. En cualquier caso, el email sigue siendo importante y, en la actualidad, todos podemos acceder a él desde cualquier lugar a través de webmail, si es que no se tiene instalado un gestor de correo.

Un chat está muy bien para mensajes rápidos, pero cuando queremos tener una conversación un poco más fluida, resulta mucho más ágil hablar que escribir. Para no perder el contacto que tanto gusta a los humanos, podemos seguir ‘estando cerca’ a través de las videollamadas. Además, ver a la otra persona, muchas veces supone una gran diferencia en la comunicación y la facilita en gran medida. Para realizarlas utilizamos herramientas como Skype, Microsoft Teams o Hangouts. Aunque nuestra herramienta estrella para las videollamadas es Jitsi, especialmente, por un par de ventajas que veremos más adelante.

Jitsi es nuestra principal herramienta para hacer videollamadas.

 

Las herramientas en las que puedes gestionar los contactos con los que hablas habitualmente, están muy bien para comunicarse dentro del equipo. Ahora bien, cuando necesitamos hablar con usuarios o responsables de los servicios y herramientas en las que estamos trabajando, la cosa cambia un poco.

El amplio abanico de aplicaciones de comunicación tiene su parte buena: tenemos muchas entre las que elegir; y su parte mala: nuestros interlocutores también. Es decir, no podemos esperar que la persona con la que queremos hablar, esté registrada en la misma plataforma que nosotros, ni “obligarle” a que se cree una cuenta en una aplicación concreta para que nos podamos comunicar.

Por esta razón, para la comunicación con personas con las que no hablamos habitualmente y, por tanto, no tenemos agregados en Skype o Slack, lo más recomendable es utilizar plataformas que no requieran registro sino simplemente un enlace. Jitsi, Meet o Whereby, permiten crear salas de reuniones online a las que los usuarios pueden acceder simplemente a través del enlace que les enviemos.

Algunas de estas herramientas de comunicación permiten integrarse entre sí, lo que facilita aún más la tarea. Por ejemplo, Jitsi puede instalarse como aplicación en Slack, lo que ayuda a centralizar los distintos canales de comunicación. En nuestro caso, que creamos distintos canales de Slack en función del tema a tratar y la gente involucrada, facilita mucho el cambio entre herramientas para todo el equipo y, por tanto, la comunicación.

 

Gestión de proyectos

En este sentido, no hemos notado grandes diferencias al tener que teletrabajar, ya que todas estas herramientas las usábamos anteriormente.

Utilizamos Trello para la gestión de tareas, lo que permite crear tableros en los que todo el equipo puede saber, en cualquier momento, el estado de las tareas, su prioridad, quién las está realizando, fechas de entrega y mucha otra información. Esta herramienta ha sido clave en proyectos como la migración de solicitudes online que hemos realizado al Tramitador Online. Por otro lado, para proyectos de desarrollo utilizamos Jira y Bitbucket. En este sentido, agiliza mucho el trabajo colaborativo, utilizar herramientas que permitan tener toda la información y documentación en un único lugar.

Por último, y relacionado con el punto anterior de comunicación, tenemos un calendario compartido en Google Calendar, que nos permite agendar las diferentes reuniones incluyendo participantes, objetivo y herramienta utilizada para la sesión.

 

Talleres

En la medida de lo posible, seguimos trabajando como lo hacíamos hasta ahora, con las mismas técnicas y recursos de trabajo. Los talleres, con diferentes usuarios involucrados en los servicios y herramientas que estamos rediseñando, son esenciales en nuestro proceso de trabajo. Por esta razón, es una suerte para nosotros disponer de herramientas como Miro o Mural que hagan posible su realización.

Miro nos permite realizar talleres desde casa.

 

Estas herramientas permiten crear diferentes tableros en los que todas las personas pueden aportar sus ideas en diferentes post-its, tal y como lo haríamos en un taller presencial. Ambas disponen de plantillas que facilitan el diseño de los tableros e incluyen muchas funcionalidades para personalizarlos. En paralelo, nos comunicamos con los participantes del taller mediante una videollamada, para que todos podamos compartir nuestras aportaciones.

 

Prototipado

UXPin sigue siendo nuestra herramienta de prototipado. Ya la usábamos antes, pero es ahora cuando más notamos las ventajas que ofrece para trabajar en remoto. Además de las funcionalidades propias de cualquier herramienta de prototipado, como la amplia variedad de elementos prediseñados o la inclusión de interacciones, facilita mucho el trabajo colaborativo online. Al tener versión aplicación y web, puedes acceder desde cualquier lugar a tus proyectos. Permite crear plantillas y sistemas de diseño que agilizan el proceso de trabajo y hacen que todos los prototipos sean consistentes, aunque los hagan distintas personas del equipo.

Además de facilitar el trabajo interno, recibir feedback de otras personas resulta muy sencillo. A través de un enlace se puede ver el prototipo e incluir comentarios directamente en el mismo, lo cual puede ahorrar mucho tiempo en envío de correos o videollamadas.

 

Tests con usuarios

Hay muchas herramientas que permiten hacer tests con usuarios en remoto. Este tipo de tests son interesantes, incluso aunque puedan hacerse presencialmente. Los usuarios pueden sentirse menos cohibidos cuando el moderador del test no se encuentra en el mismo lugar. Por esta razón, si es posible, lo recomendable es hacer tests de los dos tipos. Actualmente, las circunstancias no nos lo permiten, pero igualmente continuamos haciendo tests online con usuarios a través de Lookback.

Este tipo de tests en remoto permiten videollamar al usuario a la vez que vemos su pantalla. Tan importante es una cosa como la otra. Por un lado, nos interesa que la conversación con el usuario sea fluida y cercana, además de poder ver sus reacciones o expresiones durante el test. Por otro, es fundamental que veamos cómo navega, si consigue realizar las tareas que le proponemos, dónde se atasca… todo lo que queramos analizar en el test.

Además, toda esta información se queda guardada para poder analizarla posteriormente y extraer conclusiones, más allá de las que hayamos percibido a lo largo del test.

 

Diseño

Para los diseños, utilizamos Sketch, cuyas ventajas principales, a la hora de trabajar en remoto, están orientadas en dos sentidos. La generación de sistemas de diseño y librerías permiten un proceso de trabajo más ágil y unos resultados consistentes (igual que ocurre con los prototipos). Además, a través de su cloud, se comparten todos los archivos, de manera que son accesibles para todo el equipo de diseño en cualquier momento.

Así transformamos los prototipos de UXPin en diseños de Sketch. ¿Te suena la página?

 

Afortunadamente, existen muchas herramientas en las que apoyarnos para nuestro trabajo diario. Si bien la situación en la que nos encontramos nos hizo replanificar el trabajo previsto para este trimestre, estas herramientas facilitan, en gran medida, que los resultados no se vean afectados.